1. Bereid je heel goed voor
Waardevolle online menselijke interactie vereist dat je er heel doordacht ingaat. Wat is het doel en wat moet de opbrengst zijn? Welke setting en sfeer past daarbij? Welke informatie moeten de deelnemers al vooraf hebben en hebben ze die ook daadwerkelijk gekregen? Online heb je te maken met een nog korter aandacht spanne van de je deelnemers. ‘Less is more’! Zorg er daarnaast ervoor dat mensen elkaar niet onderbreken. Vergeet niet stilte in te bouwen waardoor ruimte voor reflectie en interactie ontstaat.
2. Bepaal vooraf het thema en stel ‘Thought provoking questions’
Voor een online bijeenkomst is het thema heel belangrijk. Besteed aandacht aan het formuleren van de juiste kernvraag. In het onderwijs noem je dat ook wel Thought provoking questions. Die zijn zo open dat ze alle ruimte geven om samen te zoeken naar verschillende interpretaties. Als begeleider neem je de deelnemers mee in het proces hoe de vraag tot stand is gekomen, je vertelt over je eigen zoektocht en nodigt de ander uit te vertellen dit ook te doen. Wees je heel bewust van de gedeelde ruimte. Dat is anders dan fysiek, maar je bent wel bij elkaar.
3. Zoek aansluiting
Voor iedereen die bij een groep wil horen, geldt dat je aansluiting moet zoeken. Je komt en je vraagt je af ‘wat is hier van mij nodig’ en ‘wat kan ik brengen’. Het is belangrijk om dit met respect te doen, rekening houdend met het bestaande. Dingen zijn er altijd met een reden. Trek daarin wel je eigen grenzen.
4. Speak with intention and listen with intention
Voor mij is het cruciaal om online echt te kanaliseren dat ik met aandacht spreek. In Art of Hosting geldt: ‘Speak with intention and listen with intention’. Als begeleider betekent dit dat je een sfeer weet te creëren en dat mensen dat ook opmerken. Techniek, taal en bewustzijn van tijd zijn hierin essentieel.
5. Werk continu aan veiligheid
Hoe creëer je samen? Waar zit de ‘sameness’ en waar de ‘difference’. Om dit te bespreken is veiligheid nodig. Ik kan niet van tevoren zeggen dat die veiligheid er voor iedereen is. Veiligheid is een ervaring. Ik weet niet wat de ander heeft meegemaakt of wat zijn of haar triggers zijn. Het enige is dat ik erbij kan blijven met aandacht. Dat ik de dingen benoem die de randvoorwaarden voor een veilige omgeving aantasten. Ik denk dat je pas kunt co-creëren, als je voelt dat er plek voor jou is.
6. Luister naar je onderbuik
Soms gebeurt het tijdens een bijeenkomst dat in korte tijd een patroon ontstaat waarbij vanuit de meerderheid wordt gezegd hoe iemand zich moet gedragen of wat deze persoon zou moeten vinden. Het kan heel spannend zijn om dit te benoemen. Toch is het belangrijk om dit wel te doen. Begin dan bij jezelf, benoem dat ik je ongemak voelt, dat je tekeer gaat en vraag vandaaruit wie het herkent en wie er anders tegenaan kijkt. Daarmee open je het gesprek.
Voorbeeld:
Een aantal maanden geleden nam ik deel aan een groot seminar in Londen over conflicthantering. In een van de sessies ging het over hoe om te gaan met agressie. De samenstelling van de groep was 70% wit en de rest gekleurd. Een van de gekleurde mensen gaf heel rustig aan dat ze agressie prima vindt. Dat viel niet goed. Ik was op dat moment geen begeleider. Toch kon ik niet anders dan aangeven dat wat er gebeurde, mij verwarde en buikpijn opleverde. Er ontstond in heel korte tijd een patroon waarbij vanuit een meerderheid werd gezegd hoe iemand zich moest gedragen. Ik zei: ‘ik zie ook dat het een gekleurde vrouw is, die vertelt over haar pijn en ik zie dat wij haar corrigeren. Ik weet niet hoe ik daarmee om moet gaan, wie deelt dat?’.
7. Pak je rol
Als je mensen van A naar B wilt leiden, zul je er draagvlak voor nodig hebben. Daarbij is het heel belangrijk dat je aansluit qua taal. In een business setting past zweverig taalgebruik niet. Dus moet je het vertalen naar wat er in het hier en nu, naar wat er in deze context vanuit jouw rol nodig is. Die rol schept bepaalde verwachtingen en het is de kunst om jezelf daarin op te rekken. Zo kun je het doodeng vinden om vanuit jezelf iets te benoemen, maar weet je dat het vanuit je rol wel gezegd moet worden.
8. Laat de deelnemers verantwoordelijkheid nemen
Als ik heel lang praat, is er geen tijd voor jou. Dat besef moet heel nadrukkelijk zijn. Je kunt het opleggen door strak een aantal minuten per persoon te geven, of de verantwoordelijkheid teruggeven. Het opleggen haalt de levendigheid weg. Daag als begeleider de deelnemers uit om te spelen met het kader, om levendig te zijn. Dat heeft wat mij betreft ook alles te maken met waardigheid. Hoe kun je activeren en dat wat mensen inbrengen respecteren zonder het op te leggen?
9. Werk in het hier en nu
In de afgelopen periode heb ik met heel veel verschillende begeleiders gewerkt. Vaak hadden de deelnemers elkaar nog nooit gezien en toch moest er in korte tijd gewerkt worden aan een bepaald resultaat. Belangrijk is dan dat je in het hier en nu werkt en bedenkt wat er bij iedereen resoneert. Vraag de deelnemers wat er bij hen leeft en blijf erbij ook als het moeilijk wordt.
10. Geef gelegenheid om op elkaar af te stemmen
Ik hoorde laatst van een bijeenkomst met wel honderd mensen. De check-in vraag was om een liedje te zingen over hoop. De begeleider zette vervolgens iedereens geluid aan. Het werd uiteraard totale chaos. Het mooie was dat er na enkele minuten een gezamenlijk lied ontstond. Mensen wisten op elkaar in te tunen. Daar gaat het om, om afstemming.